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ProtArc Procedura di gestione del protocollo ed archiviazione dei documenti ProtArc
è una procedura concepita per lavorare via Web che può essere utilizzata
sia in Internet che su una Intranet aziendale. Caratteristiche di base ProtArc protocolla ed archivia sia i documenti in entrata, sia quelli in uscita Ogni utilizzatore deve essere abilitato all’uso della procedura con un suo UserId e la sua Password Ogni utilizzatore (UserId) appartiene ad un gruppo chiamato “Servizio” (Acquisti, Amministrazione, Marketing, Vendite, ecc. ecc.) ed il Servizio sarà il gestore ed il proprietario del documento che protocolla Si possono protocollare ed archiviare i seguenti tipi di documenti in uscita
Si possono protocollare ed archiviare i seguenti tipi di documenti in entrata
E’ possibile protocollare un documento in “Entrata”, anche se non esiste la versione digitalizzata Se si renderà necessario, si potrà inserire il documento in un secondo momento Il documento Word o la email in “Uscita” da protocollare deve essere inserito nell’apposita cartella “Documenti da protocollare” sul desktop e chiamato (o rinominato) prot.doc o prot.eml, o ecc. I documenti in “Entrata”, passati allo scanner, andranno salvati o inseriti sempre nella cartella “Documenti da protocollare” con il proprio nome es. foto3.tif, o logo.jpg, oppure relazione.txt, ecc. Viene effettuato un controllo di sicurezza per evitare duplicati, per cui nello stesso giorno non è possibile protocollare un documento con lo stesso “Autore”, lo stesso “Destinatario”, stessa “Entità”, ed identiche “Note/Oggetto” Ogni utilizzatore o “Servizio” può visualizzare solo i documenti da lui emessi Ogni utilizzatore può vedere i “Dettagli” di tutti i documenti protocollati, ma può visualizzare solo quelli emessi dal suo “Servizio” di appartenenza La regola di base è che la gestione del documento appartiene solo a chi protocolla il documento sia esso in entrata o in uscita, per cui solo a lui o la suo “Servizio” è permesso visualizzarlo E’ possibile modificare alcuni campi dei “Dettagli” del protocollo, come le note, la posizione, i riferimenti Una volta protocollato, il documento non può più essere modificato Se si ha l’autorizzazione, si può interrogare il database e visualizzare il documento cercato, salvarlo da un’altra parte per modificarlo o farne una copia simile Il salvataggio dei documenti protocollati avviene automaticamente su un Server in apposite cartelle distinte per Servizio. L’utente non ha quindi bisogno di salvare sul proprio PC una copia del documento creato e poi protocollato E’ responsabilità dell’amministratore di Sistema provvedere al salvataggio periodico del database e delle cartelle di ProtArc In caso di necessità, sarà sempre possibile ripristinare una copia del database e delle cartelle, almeno quello del giorno precedente Per vedere un esempio della maschera di inserimento Completa di manuale operativo di installazione e del manuale dell'utente Prezzo
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